Étiquette business à l'étranger : les clés de la politesse internationale

Les autorités recommandent de prendre une assurance voyage avant tout déplacement à l’étranger

Par Marina Marcout
Date : 26/05/2025

Vous vous apprêtez à conquérir de nouveaux marchés à l'étranger ? Félicitations ! Mais attention, les codes culturels du business varient d'un pays à l'autre. Pour éviter les faux-pas qui pourraient compromettre vos négociations, nous avons décrypté quelques subtilités de l'étiquette professionnelle internationale.
Et grâce aux témoignages de voyageurs d'affaires expérimentés et notre check liste vous serez incollable sur les us et coutumes locaux et décrocherez, on vous le souhaite, de nombreux contrats !

Sommaire :

• Les règles de ponctualité à l’étranger
• Comment saluer lors d’une réunion à l’international ?
• L’art d’échanger les cartes de visite à l’étranger
• Réunions et repas d’affaires : mode d’emploi
• Check liste pour bien préparer son rendez-vous pro international
• FAQ réunions pro à l’étranger

Quelles sont les règles de ponctualité selon les pays ?

"Le temps n’attend personne, mais il récompense ceux qui l’honorent" … Cette maxime prend une dimension toute particulière dans le contexte des affaires internationales.

En effet, la perception du temps et les règles de ponctualité varient considérablement d'un pays à l'autre. Maîtriser ces nuances peut faire toute la différence lors de vos rendez-vous professionnels à l’étranger.

La ponctualité est reine (presque !) partout dans le monde

Du Royaume-Uni au Japon, en passant par l’Allemagne, les États-Unis, Singapour, la Suède, la Corée du Sud, les Pays-Bas ou encore la Suisse et la Chine, arriver à l’heure à un rendez-vous est la règle n°1 de politesse lors d’un rendez-vous professionnel.
Le moindre retard peut être considéré comme un manque de respect et de professionnalisme.
Il est même conseillé d’être sur place avec 5 à 10 minutes d’avance.

• À retenir : lorsque vous faites preuve de ponctualité, vous montrez à vos collègues et clients que vous respectez leur temps, ce qui renforce la confiance et favorise un environnement de travail positif.
  Mais attention ! Ne vous présentez jamais avec plus de 10 minutes d’avance car vous risquez de perturber le planning de votre hôte et de l’interrompre dans son travail.

Le conseil de Séverine : "si vous avez un rendez-vous à Manhattan, ne comptez pas sur un taxi disponible en un clin d'œil ; cela n'existe que dans les films et les séries ! En plus, les embouteillages, risquent de vous faire arriver en retard. Préférez marcher ou utiliser les transports en commun, bien plus fiables".

Une ponctualité toute relative selon les pays

Le temps ne semble pas s’écouler de la même manière pour tout le monde. Dans quelques pays, vos interlocuteurs auront pour habitude de se présenter avec un peu-beaucoup de retard !
C’est notamment le cas en Amérique Latine, dont le Brésil et le Mexique, et dans les Émirats arabes unis ainsi que dans les pays du Golfe où les réunions peuvent également s’éterniser. Ne regardez surtout pas votre montre car ce geste pourrait laisser à penser que vous avez mieux à faire.

• À retenir : si vos hôtes précisent que l’heure de rendez-vous est en mode "English time" ("heure anglaise") ; cela signifie qu’il aura bien lieu à l’heure précise !

Témoignage sur la ponctualité à l’étranger

Le conseil d’Amin : "en Arabie Saoudite, vos contacts peuvent arriver (très !) en retard un jour et être ponctuels, voire en avance, le lendemain. Ne vous laissez pas surprendre : soyez toujours à l'heure et ayez un bon livre pour patienter !"

Comment saluer ses interlocuteurs internationaux ?

Poignées de main, accolades, courbette, la bise… Vous êtes-vous déjà senti mal à l'aise au moment de saluer vos prospects étrangers ? Évitez les gaffes en maîtrisant les règles d’or des salutations et des présentations à l'international.

1. La poignée de main, accompagnée d’un léger sourire et d’un regard direct (sans insistance excessive !), est une norme dans de nombreux pays, que ce soit en Europe, en Afrique, en Russie, en Amérique ou encore en Australie. Cependant, elle peut être mal accueillie dans d’autres cultures où les contacts physiques, surtout dans un cadre professionnel, sont rares, voire absents.
2. Au Japon et en Corée du Sud, il est d’usage de s’incliner en gardant les bras le long du corps et en évitant un contact visuel prolongé. Plus votre inclinaison est profonde, plus elle témoigne votre respect. Il est également important de toujours saluer en premier la personne occupant le rang hiérarchique le plus élevé et de ne jamais mettre les mains dans les poches.
3. En Inde, apprenez à maîtriser l’art du Namaste en joignant les mains sous le menton et en vous penchant en avant très légèrement.
4. Dans les pays musulmans, dont les Émirats arabes unis, il est coutume de ne pas serrer la main d’une personne du sexe opposé. À la place, posez votre main droite à plat sur le cœur, puis inclinez légèrement la tête en souriant brièvement.

À retenir : vous avez un doute ? Laissez votre interlocuteur initier le geste et emboîtez-lui le pas !

Témoignage sur les présentations à l’étranger

Le conseil d’Adèle : "au Brésil, les gestes varient : les femmes se font la bise, tandis que les hommes échangent une poignée de main, tout comme entre un homme et une femme. Les accolades et les tapes dans le dos sont également courantes. Il est de tradition de saluer chaque personne présente, à la fois en arrivant et en partant. N’oubliez pas d’accompagner chacune de vos salutations d’un sourire chaleureux !"

L’art et la manière d’échanger les cartes de visite à l’étranger

L’échange de cartes de visite est bien plus qu’une simple formalité à l’étranger : selon les pays, ce geste peut être un véritable marqueur de respect et de professionnalisme.

- Au Moyen-Orient : recevez et offrez une carte de visite avec la main droite.

- En Chine et en Corée du Sud: l’échange doit se dérouler en début de réunion et au moment des salutations. La carte doit être présentée et reçue très respectueusement avec les deux mains.

- Au Japon, on ne plaisante pas avec la remise des meishi (cartes de visite), qui doit suivre un certain protocole : réceptionnez la carte avec les deux mains, en inclinant légèrement la tête, et examinez-la attentivement sans couvrir les informations qui y figurent.
Traitez-la avec considération et ne la rangez surtout pas immédiatement dans une poche ou votre portefeuille. Disposez sur la table, devant vous, les cartes des dirigeants afin de souligner l'importance que vous leur accordez.

• Notre conseil : modernisez vos cartes de visite en y intégrant des QR codes ou des liens, tout en préservant leur format physique, essentiel dans de nombreuses cultures. Pensez aussi à les imprimer recto-verso : un côté en français et l'autre traduit dans la langue de vos clients ou en anglais.

Témoignage sur l’échange de carte de visite à l’étranger

Le conseil de Beril : " pour marquer les esprits, investissez dans un accessoire élégant pour protéger vos cartes de visite, surtout en Corée du Sud où l’apparence compte beaucoup. Après avoir reçu un compliment sur mon étui en cuir, j’ai offert le même gravé au nom d’une cliente, et nos relations sont devenues encore plus chaleureuses".

Réunion et repas d’affaires à l’étranger : quelles sont les règles à connaître ?

Bien comprendre les codes de communication verbale et non verbale à l'étranger est essentiel pour nouer des relations professionnelles solides, sans risquer les malentendus. De même, respecter les usages à table et en dehors du bureau montre non seulement votre respect pour la culture de vos hôtes, mais aussi votre ouverture d’esprit

Tour d’horizon de quelques subtilités à saisir et d’habitudes à adopter pour faire bonne impression.

1. Prenez le temps de faire du small talk avant d’entrer dans le vif du sujet : parler de la météo, complimenter le pays d’accueil, les locaux de l’entreprise, prendre des nouvelles de la famille (même si vous ne la connaissez pas !) …
   Ces efforts de conversation sont particulièrement appréciés aux États-Unis, en Amérique du sud, dans les pays du Moyen-Orient et d’Asie (Vietnam, Singapour, Indonésie…).
2. Trouvez votre place à la table des négociations : en Chine, le siège d'honneur (en salle de réunion ou au restaurant) est situé dos au mur et face à la porte d’entrée. Il revient généralement au chef de la délégation chinoise, mais peut être offert par courtoisie à son homologue étranger. Attendez qu’on vous indique où vous asseoir afin de ne pas mettre les pieds dans le plat !
3. Relax ! Au Brésil, les réunions suivent rarement un ordre du jour strict. Les hôtes dévient fréquemment du sujet principal pour partager spontanément leurs idées. Adoptez une attitude flexible, ne soupirez pas pour manifester votre exaspération et acceptez les allées et venues dans la salle, car les interruptions sont courantes et considérées comme normales.
4. Évitez de lever le pouce pour signifier votre approbation ou votre enthousiasme, car ce geste positif en France et dans les pays anglo-saxons est considéré comme insultant (l’équivalent d’un doigt d’honneur !) sous d’autres contrées, notamment au Moyen-Orient, en Thaïlande et dans certaines régions de l’Afrique de l’ouest.
5. Ne vous offusquez pas si au Japon certains participants semblent dormir pendant la réunion. Au pays du Soleil levant, les dirigeants seniors ferment souvent les yeux et baissent la tête lors de meetings pour mieux se concentrer ou pour dissimuler leurs réactions non verbales, évitant ainsi qu’on décode leurs pensées.
6. Au Brésil, évitez de poser votre sac à main ou votre attaché-case au sol : cette superstition locale prédit une perte financière imminente. Pour préserver votre image professionnelle et votre prospérité, utilisez systématiquement les tabourets ou crochets disponibles lors de vos rendez-vous et repas d'affaires
7. Si vous ne disposez pas de couverts lors d’un repas professionnel au Moyen-Orient, en Inde ou dans certaines régions d’Afrique, utilisez uniquement votre main droite (jamais la main gauche considérée comme impure).
8. Oubliez le fameux "Finis ton assiette !" de votre enfance.
   En Chine, à Taïwan, en Égypte ou encore en Inde, un bol vide peut envoyer un mauvais signal. Cela pourrait laisser croire que vous avez encore faim et que votre hôte n’a pas été assez généreux.
9. Dans un contexte professionnel international, l'étiquette concernant l'alcool est très codifiée. N'initiez jamais la consommation d'alcool par vous-même. Attendez toujours que votre hôte ou le supérieur hiérarchique propose d’en commander, lance un toast ou prenne la première gorgée.
10. Chauffez votre voix, car en Chine et en Corée du Sud, un afterwork ou une soirée karaoké après le dîner est souvent de mise. N'hésitez pas à participer et à chanter quelques morceaux : vos interlocuteurs adoreront votre enthousiasme et vous marquerez des points précieux.

À retenir : en présence de collègues internationaux, évitez de parler en français avec votre équipe et adoptez une langue commune compréhensible par tous.
Votre objectif ? Garantir la transparence, favoriser la communication et cultiver le respect mutuel dans vos interactions professionnelles.

Témoignage de repas d’affaires à l’étranger

Conseil de Julien : "La tradition des 'gambai' en Chine est une véritable institution. Pour créer une ambiance conviviale et favoriser les échanges, il est courant de lever son verre à plusieurs reprises et de porter des toasts. Il faut alors faire preuve d’ingéniosité pour survivre le rythme, montrer du respect sans compromettre sa capacité à négocier le lendemain ! L’astuce consiste à boire quelques micro-gorgées, remplir à moitié son verre et alterner avec de l'eau."

Check-list pour préparer votre rendez-vous pro à l’étranger

• Faites vos devoirs avant de partir en vous renseignant sur la culture du pays qui va vous accueillir :
  - maîtrisez les règles locales de savoir-vivre
  - comprenez et respectez les rituels alimentaires (toasts, usages des couverts, moments de silence…)
  - identifiez les sujets de conversation à proscrire (politique, religion, conflits géopolitiques)
   
• Planifiez des réunions et des calls en respectant les jours fériés et travaillés, les périodes de vacances, les horaires de bureau et parfois les heures de prière du pays de vos interlocuteurs.

Le saviez-vous ? Dans la plupart des pays du Moyen-Orient, la semaine de travail se déroule du dimanche au jeudi

Bon plan : l’outil Time and Date permet d’organiser facilement des rendez-vous professionnels à l’international en comparant les fuseaux horaires et en trouvant le meilleur créneau pour tous vos interlocuteurs, où qu’ils soient dans le monde.

• Apprenez à dire quelques phrases et mots courants (notamment "bonjour", "merci", "au revoir") dans la langue de vos interlocuteurs.
  Maîtrisez aussi la prononciation locale de "Santé !"… Effet garanti lorsque vous trinquerez !
• Entraînez-vous à prononcer correctement les noms et prénoms de vos interlocuteurs, soit en demandant à un collègue qui les a déjà rencontrés soit en utilisant des sites ou des applications de prononciation (Youglish, Howtopronounce, …). Vous retiendrez aussi le titre et la position de chacun.
• Apporter ou non un cadeau, that is the question !
  La pratique varie significativement selon les pays. Ils sont très appréciés en Indonésie, en Chine, en Corée du Sud ou encore dans les pays d’Europe de l’est mais peuvent être mal perçus au Brésil, au Paraguay ou en Inde.
  Notre conseil : même dans les pays où les cadeaux d'affaires sont acceptés, il convient de rester prudent en évitant d’en offrir aux agents publics, pendant les négociations, ou des présents trop personnels ou onéreux.
• Dress code : prévoyez des tenues adaptées et élégantes.
  Optez pour des vêtements à la fois confortables et respectueux des traditions locales, sans oublier une touche d’élégance. Mieux vaut être légèrement trop habillé que l’inverse ! Pensez aussi aux petits détails qui ont leur importance : renseignez-vous sur les couleurs ou accessoires à éviter, glissez un grand foulard polyvalent dans vos bagages pour couvrir vos épaules ou votre tête si besoin, et surtout, laissez vos chaussettes trouées à la maison – dans de nombreux pays, il faudra se déchausser !
• Étudiez les plans de transport locaux et familiarisez-vous avec les itinéraires via des applications de cartographie. Repérez à l'avance vos trajets pour garantir votre ponctualité lors des rendez-vous professionnels.

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FAQ

Comment bien se présenter lors d'une réunion à l'étranger ?

Présentez-vous aux participants en commençant par les personnes ayant le plus haut rang hiérarchique. Ne restez jamais assis et levez-vous lorsqu'on vous présente quelqu'un et saluez de manière appropriée à la culture locale (poignée de main, courbette, hochement de la tête…)

Quels pièges éviter en réunion avec des interlocuteurs internationaux ?

Pendant une réunion professionnelle internationale, soyez irréprochable : arrivez à l'heure, éteignez votre téléphone, évitez de manger, écoutez attentivement sans interrompre et portez une tenue adaptée au contexte professionnel local.

Comment se montrer efficace lors d’une réunion internationale ?

Préparez minutieusement la réunion et les points que vous souhaitez aborder, exprimez-vous de manière claire, concise et précise. Adaptez vos interventions aux spécificités culturelles de vos interlocuteurs et écoutez attentivement avant de prendre la parole. Restez également ouvert et respectueux face aux différences culturelles.